Vor einigen Wochen sass ich mit einem Kunden zusammen. Er öffnete eine Excel-Datei und sagte: «Eigentlich müssten wir einfach dieses Excel digitalisieren.»
Es ging um einen Beschaffungsprozess. Mitarbeitende erfassten ihren Bedarf in Excel — Positionen, Beträge, Dropdowns — und am Schluss löste ein Button eine E-Mail mit der Bitte um Freigabe aus. Eigentlich schon ziemlich digital.
Ich stellte nur eine Frage: «Was passiert nach diesem Klick?»
Der eigentliche Prozess
Und plötzlich kam der eigentliche Prozess zum Vorschein:
- Eine Führungskraft musste freigeben.
- Je nach Betrag waren weitere Freigaben nötig.
- Der Einkauf wartete auf Informationen.
- Rückfragen liefen per E-Mail oder Telefon.
- Angebote und Dokumente wurden ausgetauscht.
- Die Bestellung musste ausgelöst werden.
- Liefertermine wurden abgeklärt.
- Erinnerungen landeten in Outlook oder in persönlichen Aufgabenlisten.
- Und war jemand in den Ferien, wusste manchmal niemand, wo der Vorgang gerade stand.
Das Excel war nie das Problem. Dahinter steckten Entscheidungen, Verantwortlichkeiten, Kommunikation, Freigaben, Aufgaben, Termine und Dokumente.
Digital, aber nicht digital organisiert
Das Spannende: Der Prozess war bereits digital — nur nicht digital organisiert. Excel verwaltete die Daten, E-Mail transportierte die Freigaben, Outlook erinnerte an Termine, persönliche Listen hielten offene Punkte fest. Und die Mitarbeitenden sorgten dafür, dass am Ende alles zusammenhielt.
Hätten wir das Excel einfach durch eine Webmaske ersetzt, wäre das moderner gewesen. Aber kaum besser — denn aus einem digitalen Formular wird noch kein digitaler Prozess.
Deshalb haben wir zuerst gefragt:
- Wer macht was?
- Wer entscheidet?
- Was passiert als Nächstes?
- Welche Informationen werden benötigt?
- Was kann automatisiert werden?
- Was muss nachvollziehbar bleiben?
Wo easydoo ansetzt
Genau hier kommt easydoo ins Spiel. easydoo ersetzt nicht einfach Excel durch ein Formular — es bildet die Arbeit rund um die Informationen ab. Aus einer Beschaffungsanfrage wird ein durchgängiger Vorgang: von der Bedarfsmeldung über Freigaben und Bestellung bis zur Lieferung. Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fristen, Dokumente und Kommunikation bleiben im richtigen Kontext — alle Beteiligten sehen, wo der Vorgang steht und was als Nächstes zu tun ist.
Genau das verstehen wir bei easydoo unter Arbeitsorganisation.
Mehr als eine Datei
Excel-Dateien sind oft längst mehr als Dateien — sie sind über Jahre gewachsene Arbeitsorganisation. Doch das Wissen dazu steckt oft im Excel selbst oder in den Köpfen einzelner Personen. Automatisierung und Transparenz bleiben begrenzt, und sobald mehrere Personen oder Abteilungen beteiligt sind, wird Excel schnell zum Flaschenhals.
Nicht weil Excel schlecht wäre. Sondern weil Excel nie dafür gedacht war, die Arbeitsorganisation eines Unternehmens zu tragen.
Welches Excel gibt es in Ihrem Unternehmen, das längst mehr ist als nur eine Datei?
