Das eigentliche Problem der Arbeitsorganisation ist nicht, dass wir zu wenig Informationen haben. Sondern dass wir ständig entscheiden müssen, wohin damit.
Eine E-Mail kommt rein. Ein Chat entsteht. Ein Dokument wird erstellt. Eine Entscheidung wird getroffen. Eine Aufgabe kommt dazu. Und jedes Mal dieselbe Frage: Wo lege ich das jetzt ab, damit es später wieder jemand findet? Im CRM? Im DMS? In Teams? Im Projektordner? Bei der Aufgabe? Oder doch im E-Mail-Postfach?
Der Prozess sollte den Kontext kennen
Ich glaube, wir müssen Arbeitsorganisation anders denken. Nicht der Mensch sollte den Kontext zu einer Information erfassen müssen — der Prozess sollte den Kontext bereits kennen.
Wenn ich gerade einen Kundenfall bearbeite, weiss der Prozess, woran ich arbeite. Er kennt den Kunden, das Dossier, den aktuellen Arbeitsschritt, die beteiligten Personen und die bisherigen Aktivitäten.
Damit ist auch klar, wohin die nächste Information gehört: ein Dokument, ein Chat, eine E-Mail, eine Notiz, eine Aufgabe, ein Termin, eine Entscheidung. Alles entsteht im Kontext der Arbeit — und bleibt dort.
Ich muss nichts verschlagworten. Ich muss keinen Ablageort suchen. Ich muss nicht überlegen, in welchem Tool jemand später danach suchen wird. Weil ich im Prozess arbeite — und der Prozess den Kontext kennt.
Der zentrale Unterschied
Für mich ist das der zentrale Unterschied zwischen dem blossen Digitalisieren von Arbeit und einer wirklich guten digitalen Arbeitsorganisation: Informationen organisieren sich nicht nach Tools und Ablageorten, sondern nach dem Kontext, in dem sie entstehen. Und genau dort sollten sie auch wieder auffindbar sein.
