«Alles zu planen bringt doch nichts. Es ändert sich sowieso ständig.»
Diesen Einwand höre ich oft. Meine Erfahrung ist genau umgekehrt: Weil sich so viel ändert, muss ich wissen, was bereits auf meinem Tisch liegt.
Jeder Auftrag braucht einen nächsten Schritt
In easydoo hat deshalb jeder Auftrag, für den ich zuständig bin, mindestens einen nächsten Schritt. Der muss nicht gross sein. Manchmal lautet er einfach: «In vier Tagen nehme ich mir zehn Minuten Zeit und überlege, wie es weitergeht.»
Ohne einen solchen Schritt ist der Auftrag nicht wirklich geplant. Er steht vielleicht auf irgendeiner Liste, verschwindet dort aber zwischen hundert anderen Einträgen. easydoo zeigt mir automatisch, welche Aufträge noch keinen nächsten Schritt haben. Das Prinzip dahinter kenne ich auch von Getting Things Done: Entscheidend ist, dass ich weiss, was als Nächstes zu tun ist.
Wenn sich der Plan ändert
Natürlich wird mein Plan nicht genau so eintreffen. Ein Kunde braucht früher eine Antwort, eine Sitzung dauert länger, eine dringende Aufgabe kommt dazu. Dann muss ich umplanen. Aber wie soll ich die Auswirkungen einer Verschiebung beurteilen, wenn ich gar kein vollständiges Bild meiner Arbeit habe?
Im easydoo-Kalender sehe ich, welche Arbeit bereits vorgesehen ist. Wenn etwas Neues dazukommt oder ich eine Aufgabe verschiebe, sehe ich sofort, wo es eng wird und welche Zusagen betroffen sind. Erst dann kann ich bewusst entscheiden, was Vorrang hat, was warten kann und wen ich rechtzeitig informieren muss.
Hundert Erinnerungen, ein Termin
Und was ist mit den hundert Erinnerungen, bei denen ich bloss auf eine Rückmeldung von jemand anderem warte?
Dafür brauche ich nicht hundert einzelne Kalendereinträge. In easydoo kann ich diese Aufgaben in einer Sammlung bündeln. Ich reserviere mir zum Beispiel einmal pro Woche eine Stunde, um sie durchzugehen. Diese Stunde steht im Kalender. Mit einem Klick sehe ich alle betreffenden Aufgaben: Wo ist eine Antwort eingetroffen? Wo muss ich nachfassen? Wo ist wieder ein Schritt von mir nötig?
Planung heisst Überblick, nicht Starrheit
Für mich heisst Planung nicht, jeden Arbeitstag starr festzulegen. Planung heisst, dass kein Auftrag aus dem Blick gerät und ich bei Änderungen die Folgen erkennen kann.
Ein Plan darf sich ändern. Der Überblick sollte dabei nicht verloren gehen.
