Mein Ziel: Am Ende des Tages ist der E-Mail-Posteingang leer.
Nicht, weil alle Arbeit erledigt ist. Sondern weil für jedes E-Mail entschieden ist, was damit passiert.
Das Problem mit Pendenzen im Posteingang
Viele organisieren ihre Pendenzen direkt im Posteingang. Das Problem dabei: Die gleichen E-Mails werden immer wieder überflogen. Was war wichtig? Wo muss ich noch antworten? Was wollte ich erledigen?
Der Posteingang wird länger, Wichtiges verschwindet nach unten — und im Kopf bleibt ständig das Gefühl: Da war doch noch etwas.
Fünf Entscheidungen pro E-Mail
Dabei braucht es eigentlich nur eine konsequente Entscheidung bei jedem E-Mail:
- Löschen, wenn es nicht relevant ist.
- Archivieren, wenn es später vielleicht noch interessant sein könnte.
- Delegieren, wenn jemand anderes zuständig ist.
- Sofort erledigen, wenn die Antwort weniger als zwei Minuten dauert.
- Einplanen, wenn daraus eine Aufgabe entsteht.
Beim Einplanen gehört für mich auch dazu, den nächsten Schritt und einen Termin festzulegen — und dem Absender bei Bedarf kurz mitzuteilen, bis wann er mit einer Antwort rechnen kann.
Danach kann das E-Mail aus dem Posteingang verschwinden.
Organisiert statt erledigt
Die Arbeit ist damit natürlich noch nicht gemacht. Aber sie ist organisiert. Ich weiss, was ich wann tun muss. Nichts geht vergessen. Und ich muss nicht jeden Tag dieselben 50, 100 oder 200 E-Mails erneut überfliegen.
Genau dieses Prinzip unterstützt easydoo umfassend: Aus Kommunikation wird geplante Arbeit. Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte sind dort, wo sie hingehören.
Posteingang leer. Kopf frei. Arbeit geplant. Und die gewonnene Aufmerksamkeit bleibt für das, was wirklich relevant ist.
