Prozess · Finanzen & Verträge
Beschaffen mit System — nachvollziehbar entschieden.
Ob neue Laptops, ein Fahrzeug oder eine Dienstleistung: Jede Beschaffung beginnt mit einem Bedarf und endet mit einer Lieferung. easydoo führt durch die Schritte dazwischen — Offerten einholen, vergleichen, freigeben, bestellen — und hält fest, wer was warum entschieden hat.
Ausgangslage
Wo es heute hakt
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Bedarf per Zuruf
Anträge kommen per E-Mail oder im Gang. Was beantragt ist und was bereits bestellt wurde, weiss niemand genau.
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Offerten verstreut
Angebote liegen in verschiedenen Postfächern; der Vergleich passiert in einer separaten Tabelle.
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Freigaben unklar
Wer ab welchem Betrag zustimmen muss, ist nicht abgebildet — und Entscheide lassen sich später nicht nachvollziehen.
Ablauf
Vom Bedarf bis zum Wareneingang.
Ein durchgehender Prozess statt einzelner E-Mails.
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Bedarf
Mitarbeitende melden ihren Bedarf über ein Formular — mit Begründung, Budget und gewünschtem Termin.
- 2
Offerten
Die Einkaufsverantwortliche holt Offerten ein und legt sie zum Vergleich beim Antrag ab.
- 3
Freigabe
Je nach Betrag geben Vorgesetzte, Finanzen oder Geschäftsleitung die Beschaffung frei.
- 4
Bestellung
Die Bestellung wird ausgelöst und mit Lieferant und Liefertermin festgehalten.
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Wareneingang
Beim Wareneingang wird die Lieferung bestätigt; die Rechnung kann direkt der Bestellung zugeordnet werden.
So unterstützt easydoo
Was easydoo dafür mitbringt.
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Bedarfsmeldung
Ein strukturiertes Formular stellt sicher, dass alle nötigen Angaben von Anfang an vorhanden sind.
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Offertvergleich
Offerten liegen beim Antrag; Preise und Konditionen lassen sich in einer Tabelle direkt vergleichen.
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Freigaben nach Betrag
Freigabestufen nach Betrag oder Kategorie — mit nachvollziehbarem Entscheid und Begründung.
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Lieferanten im Kontext
Bestellungen sind mit dem Lieferanten verknüpft — inklusive früherer Bestellungen, Verträge und Erfahrungen.
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Anbindung an Ihr ERP
Über Connectoren und REST-API lassen sich Bestellungen und Kreditoren mit Ihrem ERP abgleichen.
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Status für alle
Antragstellende sehen jederzeit, wo ihre Beschaffung steht — ohne nachzufragen.
Beispiel
So sieht es im Alltag aus
Das Marketing braucht einen neuen Messestand. Der Antrag mit Budget wird im Formular erfasst, die Einkaufsverantwortliche holt drei Offerten ein und legt sie beim Antrag ab. Weil der Betrag über der Limite liegt, geht der Antrag automatisch an die Geschäftsleitung. Nach der Freigabe wird bestellt — und alle sehen den Liefertermin im Antrag.
Ihr Nutzen
Was sich verändert.
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Transparenz
Jeder Antrag hat einen sichtbaren Status.
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Saubere Entscheide
Freigaben sind dokumentiert und begründet.
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Bessere Preise
Offerten werden systematisch verglichen.
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Weniger Rückfragen
Alle Angaben sind von Anfang an vollständig.
Einführung
In wenigen Wochen produktiv.
Sie beginnen nicht bei null: Der Ablauf steht als Vorlage bereit und wird gemeinsam mit Ihnen auf Ihre Organisation abgestimmt.
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Ablauf verstehen
Im Gespräch klären wir, wie der Prozess heute läuft, wer beteiligt ist und wo es hakt.
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Vorlage anpassen
Felder, Schritte, Zuständigkeiten und Fristen werden auf Ihre Arbeitsweise abgestimmt.
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Einführen und erweitern
Das Team startet mit dem Prozess — weitere Abläufe kommen dazu, wenn Sie so weit sind.
Nicht einfach eine Standard-Demo.
Ihre Prozesse sind der Ausgangspunkt.
Wir lernen Ihre Abläufe und Herausforderungen kennen. Anschliessend zeigen wir Ihnen konkret, wie Ihre Prozesse in easydoo aussehen können. Für den Einstieg genügt ein kurzes Gespräch — kostenlos und unverbindlich.
- 01
Erstes Gespräch
Wir möchten verstehen, wie Ihre Prozesse heute ablaufen, welche Herausforderungen bestehen und welche Systeme Sie nutzen.
- 02
Vorbereitung
Wir bereiten anhand Ihrer Prozesse konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie easydoo Sie unterstützen kann.
- 03
Zweites Gespräch
Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Prozesse in easydoo aussehen können, und besprechen gemeinsam die Möglichkeiten.