Prozess · Finanzen & Verträge
Rechnungen prüfen, visieren, freigeben — ohne Papierlauf.
Eingehende Rechnungen müssen geprüft, von der richtigen Person visiert und rechtzeitig bezahlt werden. Mit easydoo läuft dieser Weg digital: Jede Rechnung kommt zur zuständigen Person, Visum und Freigabe sind dokumentiert, und die Buchhaltung sieht jederzeit, was zur Zahlung bereit ist.
Ausgangslage
Wo es heute hakt
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Rechnungen auf Wanderschaft
Papierrechnungen gehen von Pult zu Pult, PDF-Rechnungen werden weitergeleitet — und bleiben irgendwo liegen.
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Skonto und Fristen verpasst
Weil das Visum fehlt, werden Rechnungen zu spät bezahlt; Mahnungen und verlorene Skonti sind die Folge.
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Visum schwer nachweisbar
Wer eine Rechnung wann geprüft und freigegeben hat, lässt sich bei der Revision nur mühsam belegen.
Ablauf
Vom Eingang bis zur Zahlungsfreigabe.
Jede Rechnung durchläuft denselben, nachvollziehbaren Weg.
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Eingang
Rechnungen gehen per E-Mail ein oder werden gescannt und automatisch als Beleg erfasst.
- 2
Prüfung
Die zuständige Person prüft die Rechnung sachlich — stimmen Leistung, Menge und Preis mit der Bestellung überein?
- 3
Visum
Visum durch die budgetverantwortliche Person; bei höheren Beträgen nach dem Vier-Augen-Prinzip.
- 4
Zahlungsfreigabe
Die Rechnung wird zur Zahlung freigegeben und an die Buchhaltung oder das ERP übergeben.
So unterstützt easydoo
Was easydoo dafür mitbringt.
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Digitaler Eingang
Rechnungen aus einem Sammelpostfach werden automatisch als Beleg mit Lieferant, Betrag und Fälligkeit erfasst.
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Zuständigkeit nach Regeln
Je nach Kostenstelle, Lieferant oder Betrag geht die Rechnung automatisch an die richtige Person.
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Visum & Vier-Augen-Prinzip
Mehrstufige Freigaben mit Zeitstempel — Rückweisungen mit Begründung inklusive.
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Fälligkeiten im Blick
Fristen und Erinnerungen sorgen dafür, dass Rechnungen und Skontofristen nicht verpasst werden.
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Anbindung an die Buchhaltung
Freigegebene Rechnungen werden über Connectoren oder die REST-API an Ihr Finanzsystem übergeben.
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Revisionssicher nachvollziehbar
Jeder Schritt ist protokolliert — Prüfung, Visum und Freigabe lassen sich jederzeit belegen.
Beispiel
So sieht es im Alltag aus
Eine Rechnung des IT-Partners geht im Sammelpostfach ein. easydoo erfasst sie, erkennt den Lieferanten und weist sie dem IT-Verantwortlichen zur sachlichen Prüfung zu. Er bestätigt die Leistung, die Bereichsleiterin visiert. Die Buchhaltung sieht die Rechnung in ihrer Liste «zur Zahlung bereit» — fünf Tage vor Ablauf der Skontofrist.
Ihr Nutzen
Was sich verändert.
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Schnellerer Durchlauf
Rechnungen gehen direkt an die richtige Person.
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Skonti nutzen
Fälligkeiten sind sichtbar und werden eingehalten.
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Revisionssicher
Visum und Freigabe sind lückenlos dokumentiert.
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Weniger Papier
Kein Ausdrucken, Weiterreichen und Ablegen mehr.
Einführung
In wenigen Wochen produktiv.
Sie beginnen nicht bei null: Der Ablauf steht als Vorlage bereit und wird gemeinsam mit Ihnen auf Ihre Organisation abgestimmt.
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Ablauf verstehen
Im Gespräch klären wir, wie der Prozess heute läuft, wer beteiligt ist und wo es hakt.
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Vorlage anpassen
Felder, Schritte, Zuständigkeiten und Fristen werden auf Ihre Arbeitsweise abgestimmt.
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Einführen und erweitern
Das Team startet mit dem Prozess — weitere Abläufe kommen dazu, wenn Sie so weit sind.
Nicht einfach eine Standard-Demo.
Ihre Prozesse sind der Ausgangspunkt.
Wir lernen Ihre Abläufe und Herausforderungen kennen. Anschliessend zeigen wir Ihnen konkret, wie Ihre Prozesse in easydoo aussehen können. Für den Einstieg genügt ein kurzes Gespräch — kostenlos und unverbindlich.
- 01
Erstes Gespräch
Wir möchten verstehen, wie Ihre Prozesse heute ablaufen, welche Herausforderungen bestehen und welche Systeme Sie nutzen.
- 02
Vorbereitung
Wir bereiten anhand Ihrer Prozesse konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie easydoo Sie unterstützen kann.
- 03
Zweites Gespräch
Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Prozesse in easydoo aussehen können, und besprechen gemeinsam die Möglichkeiten.