Processo · Finanze & contratti
Verificare, vistare, sbloccare le fatture — senza giri di carta.
Le fatture in entrata devono essere verificate, vistate dalla persona giusta e pagate in tempo. Con easydoo questo percorso è digitale: ogni fattura arriva alla persona responsabile, visto e sblocco sono documentati e la contabilità vede in ogni momento cosa è pronto per il pagamento.
Situazione iniziale
Dove oggi si inceppa
-
Fatture in viaggio
Le fatture cartacee passano da una scrivania all’altra, quelle in PDF vengono inoltrate — e restano ferme da qualche parte.
-
Sconti e termini mancati
Poiché manca il visto, le fatture vengono pagate in ritardo; ne conseguono solleciti e sconti persi.
-
Visto difficile da comprovare
Chi ha verificato e sbloccato una fattura e quando, lo si dimostra solo a fatica in sede di revisione.
Svolgimento
Dalla ricezione allo sblocco del pagamento.
Ogni fattura segue lo stesso percorso tracciabile.
- 1
Ricezione
Le fatture arrivano per e-mail o vengono scansionate e registrate automaticamente come giustificativo.
- 2
Verifica
La persona responsabile verifica la fattura nel merito — prestazione, quantità e prezzo corrispondono all’ordine?
- 3
Visto
Visto da parte della persona responsabile del budget; per importi più elevati secondo il principio dei quattro occhi.
- 4
Sblocco pagamento
La fattura viene sbloccata per il pagamento e trasmessa alla contabilità o all’ERP.
Come vi supporta easydoo
Cosa offre easydoo.
-
Ricezione digitale
Le fatture di una casella collettiva vengono registrate automaticamente come giustificativo con fornitore, importo e scadenza.
-
Responsabilità secondo regole
A seconda del centro di costo, del fornitore o dell’importo, la fattura va automaticamente alla persona giusta.
-
Visto & principio dei quattro occhi
Approvazioni a più livelli con marca temporale — rinvii con motivazione inclusi.
-
Scadenze in vista
Termini e promemoria fanno sì che fatture e termini di sconto non vengano mancati.
-
Collegamento alla contabilità
Le fatture sbloccate vengono trasmesse al vostro sistema finanziario tramite connettori o REST API.
-
Tracciabile a prova di revisione
Ogni fase è registrata — verifica, visto e sblocco si possono comprovare in qualsiasi momento.
Esempio
Come si presenta nella pratica
Una fattura del partner IT arriva nella casella collettiva. easydoo la registra, riconosce il fornitore e la assegna al responsabile IT per la verifica nel merito. Lui conferma la prestazione, la responsabile di settore appone il visto. La contabilità vede la fattura nella sua lista «pronta per il pagamento» — cinque giorni prima della scadenza del termine di sconto.
I vostri vantaggi
Cosa cambia.
-
Iter più rapido
Le fatture vanno direttamente alla persona giusta.
-
Sfruttare gli sconti
Le scadenze sono visibili e vengono rispettate.
-
A prova di revisione
Visto e sblocco sono documentati senza lacune.
-
Meno carta
Niente più stampare, passare di mano e archiviare.
Introduzione
Operativi in poche settimane.
Non partite da zero: il processo è già pronto come modello e viene adattato insieme a voi alla vostra organizzazione.
-
Capire il processo
In un colloquio chiariamo come si svolge oggi il processo, chi è coinvolto e dove si inceppa.
-
Adattare il modello
Campi, fasi, responsabilità e scadenze vengono adattati al vostro modo di lavorare.
-
Introdurre ed estendere
Il team inizia con il processo — altri processi si aggiungono quando siete pronti.
Non una semplice demo standard.
I vostri processi sono il punto di partenza.
Impariamo a conoscere i vostri flussi di lavoro e le vostre sfide. Poi vi mostriamo concretamente come possono apparire i vostri processi in easydoo. Per iniziare basta un breve colloquio — gratuito e senza impegno.
- 01
Primo colloquio
Vogliamo capire come si svolgono oggi i vostri processi, quali sfide esistono e quali sistemi utilizzate.
- 02
Preparazione
Sulla base dei vostri processi prepariamo esempi concreti che mostrano come easydoo può supportarvi.
- 03
Secondo colloquio
Vi mostriamo come possono apparire i vostri processi in easydoo e discutiamo insieme le possibilità.