Processus · Finances & contrats
Vérifier, viser, libérer les factures — sans circuit papier.
Les factures entrantes doivent être vérifiées, visées par la bonne personne et payées à temps. Avec easydoo, ce circuit devient numérique: chaque facture parvient à la personne responsable, visa et libération sont documentés, et la comptabilité voit à tout moment ce qui est prêt pour le paiement.
Situation initiale
Ce qui coince aujourd’hui
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Des factures qui voyagent
Les factures papier passent de bureau en bureau, les factures PDF sont transférées — et restent bloquées quelque part.
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Escomptes et délais manqués
Faute de visa, les factures sont payées en retard; rappels et escomptes perdus en sont la conséquence.
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Un visa difficile à prouver
Qui a vérifié et libéré une facture, et quand, ne peut être démontré qu’avec peine lors de la révision.
Déroulement
De la réception à la libération du paiement.
Chaque facture suit le même circuit traçable.
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Réception
Les factures arrivent par e-mail ou sont scannées, puis automatiquement saisies comme pièces justificatives.
- 2
Vérification
La personne responsable vérifie la facture sur le fond — prestation, quantité et prix correspondent-ils à la commande?
- 3
Visa
Visa par la personne responsable du budget; pour les montants plus élevés, selon le principe des quatre yeux.
- 4
Libération du paiement
La facture est libérée pour paiement et transmise à la comptabilité ou à l’ERP.
Comment easydoo vous soutient
Ce qu’easydoo apporte.
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Réception numérique
Les factures d’une boîte mail collective sont automatiquement saisies comme pièces avec fournisseur, montant et échéance.
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Responsabilités selon des règles
Selon le centre de coûts, le fournisseur ou le montant, la facture parvient automatiquement à la bonne personne.
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Visa & principe des quatre yeux
Validations à plusieurs niveaux avec horodatage — refus motivés compris.
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Échéances en vue
Délais et rappels font en sorte qu’aucune facture ni aucun délai d’escompte ne soit manqué.
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Connexion à la comptabilité
Les factures libérées sont transmises à votre système financier via des connecteurs ou l’API REST.
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Traçabilité conforme à la révision
Chaque étape est journalisée — vérification, visa et libération peuvent être prouvés à tout moment.
Exemple
À quoi cela ressemble au quotidien
Une facture du partenaire informatique arrive dans la boîte mail collective. easydoo la saisit, reconnaît le fournisseur et l’attribue au responsable informatique pour vérification. Il confirme la prestation, la responsable de secteur la vise. La comptabilité voit la facture dans sa liste «prêt pour paiement» — cinq jours avant l’échéance du délai d’escompte.
Vos avantages
Ce qui change.
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Un traitement plus rapide
Les factures parviennent directement à la bonne personne.
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Profiter des escomptes
Les échéances sont visibles et respectées.
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Conforme à la révision
Visa et libération sont documentés sans lacune.
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Moins de papier
Plus besoin d’imprimer, de faire circuler et de classer.
Mise en place
Opérationnel en quelques semaines.
Vous ne partez pas de zéro: le déroulement est disponible sous forme de modèle et est adapté à votre organisation avec vous.
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Comprendre le déroulement
Lors d’un entretien, nous clarifions comment le processus se déroule aujourd’hui, qui y participe et où il coince.
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Adapter le modèle
Champs, étapes, responsabilités et délais sont adaptés à votre façon de travailler.
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Introduire et étendre
L’équipe démarre avec le processus — d’autres déroulements s’ajoutent lorsque vous êtes prêts.
Pas une simple démo standard.
Vos processus sont le point de départ.
Nous apprenons à connaître vos déroulements et vos défis. Ensuite, nous vous montrons concrètement à quoi vos processus peuvent ressembler dans easydoo. Pour commencer, un bref entretien suffit — gratuit et sans engagement.
- 01
Premier entretien
Nous souhaitons comprendre comment vos processus se déroulent aujourd’hui, quels défis se posent et quels systèmes vous utilisez.
- 02
Préparation
Sur la base de vos processus, nous préparons des exemples concrets qui montrent comment easydoo peut vous soutenir.
- 03
Deuxième entretien
Nous vous montrons à quoi vos processus peuvent ressembler dans easydoo et discutons ensemble des possibilités.