Il y a quelques semaines, j’étais assis avec un client. Il a ouvert un fichier Excel et m’a dit : « En fait, il suffirait de numériser cet Excel. »
Il s’agissait d’un processus d’achat. Les collaborateurs saisissaient leurs besoins dans Excel — postes, montants, menus déroulants — puis un bouton déclenchait un e-mail demandant une validation. Déjà assez numérique, en somme.
Je n’ai posé qu’une seule question : « Que se passe-t-il après ce clic ? »
Le vrai processus
Et soudain, le véritable processus est apparu :
- Un responsable devait donner son accord.
- Selon le montant, d’autres validations étaient nécessaires.
- Les achats attendaient des informations.
- Les questions circulaient par e-mail ou par téléphone.
- Des offres et des documents étaient échangés.
- La commande devait être passée.
- Les délais de livraison devaient être clarifiés.
- Les rappels atterrissaient dans Outlook ou sur des listes de tâches personnelles.
- Et lorsque quelqu’un était en vacances, personne ne savait parfois où en était le dossier.
Le fichier Excel n’a jamais été le problème. Derrière lui se cachaient des décisions, des responsabilités, de la communication, des validations, des tâches, des délais et des documents.
Numérique, mais pas organisé numériquement
Ce qui est intéressant : le processus était déjà numérique — simplement pas organisé numériquement. Excel gérait les données, l’e-mail transportait les validations, Outlook rappelait les échéances, des listes personnelles conservaient les points ouverts. Et les collaborateurs veillaient à ce que tout tienne ensemble.
Si nous avions simplement remplacé Excel par un formulaire web, cela aurait été plus moderne. Mais à peine meilleur — car un formulaire numérique ne fait pas encore un processus numérique.
Nous avons donc d’abord posé ces questions :
- Qui fait quoi ?
- Qui décide ?
- Que se passe-t-il ensuite ?
- Quelles informations sont nécessaires ?
- Qu’est-ce qui peut être automatisé ?
- Qu’est-ce qui doit rester traçable ?
Là où easydoo entre en jeu
C’est précisément là qu’intervient easydoo. easydoo ne remplace pas simplement Excel par un formulaire — il représente le travail autour de l’information. Une demande d’achat devient un processus continu : de l’expression du besoin, en passant par les validations et la commande, jusqu’à la livraison. Les tâches, les responsabilités, les délais, les documents et la communication restent dans le bon contexte — toutes les personnes concernées voient où en est le dossier et ce qu’il faut faire ensuite.
C’est exactement ce que nous entendons chez easydoo par organisation du travail.
Plus qu’un simple fichier
Les fichiers Excel sont souvent bien plus que de simples fichiers — ce sont des organisations du travail qui se sont développées au fil des années. Mais le savoir qui s’y rattache reste souvent dans le fichier lui-même, ou dans la tête de certaines personnes. L’automatisation et la transparence restent limitées, et dès que plusieurs personnes ou services sont impliqués, Excel devient rapidement un goulot d’étranglement.
Non pas parce qu’Excel serait mauvais. Mais parce qu’Excel n’a jamais été conçu pour porter l’organisation du travail de toute une entreprise.
Quel fichier Excel existe-t-il dans votre entreprise qui est depuis longtemps bien plus qu’un simple fichier ?
