« Tout planifier ne sert à rien de toute façon. Ça change tout le temps. » J’entends souvent cette objection. Mon expérience est exactement l’inverse : justement parce que tant de choses changent, j’ai besoin de savoir ce qui est déjà sur ma table.
Chaque dossier a besoin d’une prochaine étape
C’est pourquoi, dans easydoo, chaque dossier dont je suis responsable a au moins une prochaine étape. Elle n’a pas besoin d’être grande. Parfois, elle se résume à : « Dans quatre jours, je prends dix minutes pour réfléchir à la suite. »
Sans une telle étape, un dossier n’est pas vraiment planifié. Il figure peut-être sur une liste, mais il y disparaît parmi une centaine d’autres entrées. easydoo m’indique automatiquement quels dossiers n’ont pas encore de prochaine étape. Je connais ce principe aussi grâce à Getting Things Done : l’essentiel est de savoir ce qu’il faut faire ensuite.
Quand le plan change
Bien sûr, mon plan ne se déroulera pas exactement comme prévu. Un client a besoin d’une réponse plus tôt, une séance dure plus longtemps, une tâche urgente s’ajoute. Je dois alors replanifier. Mais comment évaluer les conséquences d’un report si je n’ai pas d’image complète de mon travail ?
Dans le calendrier easydoo, je vois quel travail est déjà prévu. Quand quelque chose de nouveau s’ajoute ou que je déplace une tâche, je vois immédiatement où cela devient serré et quels engagements sont concernés. C’est seulement alors que je peux décider consciemment ce qui est prioritaire, ce qui peut attendre et qui je dois informer à temps.
Cent rappels, un seul rendez-vous
Et qu’en est-il des cent rappels où j’attends simplement une réponse de quelqu’un d’autre ?
Pour cela, je n’ai pas besoin de cent entrées de calendrier distinctes. Dans easydoo, je peux regrouper ces tâches dans une collection. Je me réserve par exemple une heure par semaine pour les parcourir. Cette heure figure dans le calendrier. En un clic, je vois toutes les tâches concernées : où une réponse est-elle arrivée ? Où dois-je relancer ? Où une étape de ma part est-elle à nouveau nécessaire ?
Planifier signifie garder une vue d’ensemble, pas de rigidité
Pour moi, planifier ne veut pas dire fixer rigidement chaque journée de travail. Planifier veut dire qu’aucun dossier ne se perd de vue, et que je peux en identifier les conséquences en cas de changement.
Un plan a le droit de changer. La vue d’ensemble ne devrait pas s’y perdre.
