Qualche settimana fa ero seduto con un cliente. Ha aperto un file Excel e ha detto: «In realtà basterebbe digitalizzare questo Excel.»
Si trattava di un processo di approvvigionamento. I collaboratori inserivano il proprio fabbisogno in Excel — voci, importi, menu a tendina — e alla fine un pulsante inviava una e-mail per richiedere l’approvazione. In effetti, già abbastanza digitale.
Ho posto solo una domanda: «Cosa succede dopo quel clic?»
Il vero processo
E all’improvviso è emerso il vero processo:
- Un responsabile doveva dare l’approvazione.
- A seconda dell’importo, servivano ulteriori approvazioni.
- L’ufficio acquisti aspettava informazioni.
- Le domande di chiarimento passavano per e-mail o telefono.
- Venivano scambiate offerte e documenti.
- L’ordine doveva essere emesso.
- Le date di consegna dovevano essere chiarite.
- I promemoria finivano in Outlook o in liste di attività personali.
- E quando qualcuno era in vacanza, a volte nessuno sapeva a che punto fosse la pratica.
Il problema non è mai stato Excel. Dietro c’erano decisioni, responsabilità, comunicazione, approvazioni, attività, scadenze e documenti.
Digitale, ma non organizzato digitalmente
L’aspetto interessante: il processo era già digitale — solo non organizzato digitalmente. Excel gestiva i dati, la e-mail trasportava le approvazioni, Outlook ricordava le scadenze, liste personali tenevano traccia dei punti aperti. E i collaboratori facevano in modo che tutto restasse coerente.
Se avessimo semplicemente sostituito Excel con una maschera web, sarebbe stato più moderno. Ma difficilmente migliore — perché da un modulo digitale non nasce ancora un processo digitale.
Per questo abbiamo chiesto prima di tutto:
- Chi fa cosa?
- Chi decide?
- Cosa succede dopo?
- Quali informazioni servono?
- Cosa si può automatizzare?
- Cosa deve restare tracciabile?
Dove entra in gioco easydoo
Ed è esattamente qui che entra in gioco easydoo. easydoo non sostituisce semplicemente Excel con un modulo — rappresenta il lavoro attorno alle informazioni. Una richiesta di acquisto diventa un processo continuo: dalla segnalazione del fabbisogno, attraverso le approvazioni e l’ordine, fino alla consegna. Attività, responsabilità, scadenze, documenti e comunicazione restano nel contesto giusto — tutte le persone coinvolte vedono a che punto è la pratica e cosa fare successivamente.
Questo è esattamente ciò che in easydoo intendiamo per organizzazione del lavoro.
Più di un semplice file
I file Excel sono spesso molto più di semplici file — sono organizzazione del lavoro cresciuta nel corso degli anni. Ma la conoscenza legata a essi resta spesso nel file stesso, o nella testa di singole persone. Automazione e trasparenza restano limitate, e non appena sono coinvolte più persone o reparti, Excel diventa rapidamente un collo di bottiglia.
Non perché Excel sia negativo. Ma perché Excel non è mai stato pensato per sostenere l’organizzazione del lavoro di un’intera azienda.
Quale Excel esiste nella vostra azienda che da tempo è molto più di un semplice file?
