Il vero problema dell’organizzazione del lavoro non è che abbiamo troppo poche informazioni. È che dobbiamo continuamente decidere dove metterle.
Arriva una e-mail. Nasce una chat. Viene creato un documento. Viene presa una decisione. Si aggiunge un’attività. E ogni volta la stessa domanda: dove lo archivio adesso, in modo che qualcuno possa ritrovarlo più avanti? Nel CRM? Nel DMS? In Teams? Nella cartella del progetto? Sull’attività? O forse nella casella di posta?
Il processo dovrebbe conoscere il contesto
Credo che dobbiamo ripensare l’organizzazione del lavoro. Non dovrebbe essere la persona a dover definire il contesto di un’informazione — dovrebbe essere il processo a conoscerlo già.
Se sto lavorando su un caso di un cliente, il processo sa su cosa sto lavorando. Conosce il cliente, il fascicolo, la fase attuale, le persone coinvolte e le attività svolte finora.
Questo rende anche chiaro dove deve andare la prossima informazione: un documento, una chat, una e-mail, una nota, un’attività, un appuntamento, una decisione. Tutto nasce nel contesto del lavoro — e vi resta.
Non devo taggare nulla. Non devo cercare un posto dove archiviare. Non devo pensare in quale strumento qualcuno lo cercherà in seguito. Perché lavoro nel processo — e il processo conosce il contesto.
La differenza fondamentale
Per me questa è la differenza fondamentale tra il semplice digitalizzare il lavoro e una vera, buona organizzazione digitale del lavoro: le informazioni non si organizzano in base a strumenti e luoghi di archiviazione, ma in base al contesto in cui nascono. Ed è esattamente lì che devono restare rintracciabili.
