«Pianificare tutto non serve comunque a nulla. Tanto cambia sempre.» Sento spesso questa obiezione. La mia esperienza è esattamente il contrario: proprio perché cambia molto, devo sapere cosa ho già sul tavolo.
Ogni pratica ha bisogno di un prossimo passo
Per questo, in easydoo, ogni pratica di cui sono responsabile ha almeno un prossimo passo. Non deve essere grande. A volte è semplicemente: «Tra quattro giorni mi prendo dieci minuti per pensare a come procedere.»
Senza un passo del genere, una pratica non è davvero pianificata. Magari sta su qualche lista, ma lì scompare tra altre cento voci. easydoo mi mostra automaticamente quali pratiche non hanno ancora un prossimo passo. Conosco questo principio anche da Getting Things Done: ciò che conta è sapere cosa fare dopo.
Quando il piano cambia
Naturalmente il mio piano non si realizzerà esattamente così. Un cliente ha bisogno di una risposta prima, una riunione dura più a lungo, si aggiunge un’attività urgente. Allora devo ripianificare. Ma come posso valutare le conseguenze di uno spostamento se non ho un quadro completo del mio lavoro?
Nel calendario di easydoo vedo quale lavoro è già previsto. Quando si aggiunge qualcosa di nuovo o sposto un’attività, vedo subito dove la situazione si fa stretta e quali impegni ne sono interessati. Solo allora posso decidere consapevolmente cosa ha la priorità, cosa può aspettare e chi devo informare in tempo.
Cento promemoria, un solo appuntamento
E che dire dei cento promemoria in cui aspetto semplicemente una risposta da qualcun altro?
Per questo non ho bisogno di cento voci di calendario separate. In easydoo posso raggruppare queste attività in una raccolta. Mi riservo ad esempio un’ora alla settimana per rivederle. Quest’ora è nel calendario. Con un clic vedo tutte le attività interessate: dov’è arrivata una risposta? Dove devo sollecitare? Dove serve di nuovo un passo da parte mia?
Pianificare significa avere una visione d’insieme, non rigidità
Per me pianificare non significa fissare rigidamente ogni giornata lavorativa. Pianificare significa che nessuna pratica sfugge di vista e che posso riconoscere le conseguenze quando qualcosa cambia.
Un piano può cambiare. La visione d’insieme non dovrebbe andare persa.
