Il mio obiettivo: alla fine della giornata, la mia posta in arrivo è vuota.
Non perché tutto il lavoro sia stato svolto. Ma perché per ogni e-mail è stata presa una decisione su cosa farne.
Il problema delle pendenze gestite nella posta in arrivo
Molti organizzano le proprie pendenze direttamente nella posta in arrivo. Il problema: le stesse e-mail vengono scorse più e più volte. Cosa era importante? Dove devo ancora rispondere? Cosa volevo fare?
La posta in arrivo si allunga, le cose importanti scivolano verso il basso — e nella mente resta costante la sensazione: c’era ancora qualcosa.
Cinque decisioni per ogni e-mail
In realtà basta una decisione coerente per ogni e-mail:
- Eliminare, se non è rilevante.
- Archiviare, se in futuro potrebbe essere ancora interessante.
- Delegare, se è competenza di qualcun altro.
- Sbrigare subito, se la risposta richiede meno di due minuti.
- Pianificare, se ne nasce un’attività.
Per me pianificare significa anche definire il prossimo passo e una scadenza — e, se necessario, comunicare brevemente al mittente entro quando può aspettarsi una risposta.
Dopodiché l’e-mail può sparire dalla posta in arrivo.
Organizzato, non necessariamente concluso
Il lavoro, naturalmente, non è ancora fatto. Ma è organizzato. So cosa devo fare e quando. Nulla viene dimenticato. E non devo scorrere ogni giorno le stesse 50, 100 o 200 e-mail.
Questo è esattamente il principio che easydoo supporta in modo completo: dalla comunicazione nasce lavoro pianificato. Attività, appuntamenti, responsabilità e prossimi passi si trovano dove devono stare.
Posta in arrivo vuota. Mente libera. Lavoro pianificato. E l’attenzione così recuperata resta disponibile per ciò che è davvero rilevante.
