Ci sono fasi in cui diventa semplicemente troppo.
Le e-mail aumentano. Le pendenze crescono. Le scadenze si avvicinano. Nuove attività arrivano più in fretta di quanto le vecchie possano essere completate.
Ed è proprio in quel momento che accade qualcosa di pericoloso: si smette di pianificare e si comincia solo a reagire. La prossima e-mail urgente. La prossima telefonata. Il prossimo appuntamento. Ancora una volta risolvere in fretta questo problema.
Si lavora sempre di più — e allo stesso tempo ci si sente sempre meno padroni della situazione. Questo pesa e, a lungo andare, può portare fino al burnout.
Dal mio punto di vista, la soluzione non è pedalare ancora più in fretta. Devo prima riprendere il controllo.
Le forbici spuntate
Questo mi ricorda un’immagine semplice: qualcuno taglia della stoffa con forbici spuntate. Diventa sempre più faticoso.
Gli dico: «Affila prima le forbici. Dopo sarà molto più facile e veloce.»
Lui risponde: «Non ho tempo per questo. Devo tagliare.»
Esattamente così ci comportiamo a volte sul lavoro. Non abbiamo tempo per organizzarci perché abbiamo troppo da fare. Nessun tempo per stabilire le priorità perché tutto è urgente. Nessun tempo per pianificare perché siamo già in ritardo. Eppure è proprio questo il momento di affilare le forbici.
Cosa significa per me
Per me questo significa: raccogliere tutto. Creare una visione d’insieme. Stabilire le priorità. Delegare. E a volte avere anche il coraggio di rifiutare qualcosa, o di dire per tempo: ci vorrà più tempo di quanto promesso.
La maggior parte di noi lavora fortunatamente in un contesto in cui non è questione di vita o di morte. Quindi: rilassarsi, organizzarsi, stabilire le priorità — e poi lavorare con concentrazione. Perché sperare che anche qualcun altro abbia dimenticato il mio appuntamento o la mia promessa è un pessimo consigliere.
Solo quando so tutto ciò che ho sul tavolo posso davvero stabilire le priorità in modo corretto.
Dove entra in gioco easydoo
Non saprei come farei senza easydoo. Probabilmente mi avrebbe già sopraffatto da tempo.
easydoo conosce i principi di un’organizzazione del lavoro efficace ed efficiente e mi aiuta a lavorare secondo questi principi: raccogliere le pendenze, stabilire le priorità, delegare, tenere d’occhio le scadenze e organizzare tutto nel contesto giusto. Così easydoo non mi aiuta solo a portare a termine il lavoro, ma anche a mantenere il controllo su di esso.
E indipendentemente dallo strumento usato: proprio quando si pensa di non avere tempo per organizzarsi, è il momento di prendersi quel tempo. A volte un’ora di organizzazione è l’ora più produttiva dell’intera settimana.
Quando tutto ti sovrasta: smetti per un momento di tagliare. Affila prima le forbici.
