Prozess · Qualität & Sicherheit
Auskunftsbegehren fristgerecht beantworten.
Nach dem Schweizer Datenschutzgesetz und der DSGVO haben Personen das Recht zu erfahren, welche Daten über sie bearbeitet werden — in der Regel innert 30 Tagen. easydoo führt jedes Begehren als Fall mit Frist, verteilt die Abklärungen an die richtigen Stellen und dokumentiert die Antwort lückenlos.
Ausgangslage
Wo es heute hakt
-
Seltene Fälle, unklarer Ablauf
Auskunftsbegehren kommen nicht täglich. Wenn eines eingeht, weiss niemand genau, was zu tun ist.
-
Daten in vielen Systemen
CRM, Buchhaltung, HR und E-Mail: Die Daten einer Person zusammenzustellen, braucht mehrere Abteilungen.
-
Frist und Nachweis
Die 30-Tage-Frist ist schnell erreicht — und später muss belegt werden können, was wann beantwortet wurde.
Ablauf
Vom Eingang bis zur Dokumentation.
Ein klarer Ablauf, damit seltene Fälle nicht zum Problem werden.
- 1
Eingang
Das Begehren wird erfasst; easydoo berechnet die Antwortfrist und informiert die Datenschutzverantwortliche.
- 2
Prüfung
Die Identität der anfragenden Person wird geprüft; die betroffenen Bereiche erhalten ihre Abklärungsaufgaben.
- 3
Antwort
Die Auskunft wird zusammengestellt, intern freigegeben und fristgerecht an die Person versandt.
- 4
Dokumentation
Begehren, Abklärungen und Antwort bleiben als Nachweis dokumentiert.
So unterstützt easydoo
Was easydoo dafür mitbringt.
-
Erfassung aus E-Mail
Begehren aus dem Postfach oder über ein Webformular werden direkt zum Fall.
-
Frist automatisch
Die Antwortfrist wird berechnet und überwacht — mit Erinnerungen vor Ablauf.
-
Abklärung pro System
Jede betroffene Abteilung erhält eine Aufgabe: Welche Daten liegen bei Ihnen vor?
-
Antwort mit Vorlage
Vorlagen für Bestätigung, Rückfragen und Auskunft sorgen für einheitliche, vollständige Antworten.
-
Zugriff geschützt
Nur die Datenschutzverantwortlichen und die beteiligten Personen sehen den Fall.
-
Lückenloser Nachweis
Jeder Schritt ist protokolliert — gegenüber Aufsichtsbehörde und Revision belegbar.
Beispiel
So sieht es im Alltag aus
Ein ehemaliger Kunde verlangt per E-Mail Auskunft über seine gespeicherten Daten. Die Datenschutzverantwortliche erfasst das Begehren, easydoo setzt die Frist und verteilt Aufgaben an Verkauf, Buchhaltung und Marketing. Nach zwölf Tagen sind alle Angaben beisammen, die Auskunft wird freigegeben und versandt — dokumentiert und weit vor Fristende.
Ihr Nutzen
Was sich verändert.
-
Fristen eingehalten
Die Frist ist berechnet und überwacht.
-
Klarer Ablauf
Auch für seltene Fälle weiss jeder, was zu tun ist.
-
Vollständige Auskunft
Alle Bereiche werden systematisch abgefragt.
-
Nachweisbar
Jeder Schritt ist dokumentiert.
Einführung
In wenigen Wochen produktiv.
Sie beginnen nicht bei null: Der Ablauf steht als Vorlage bereit und wird gemeinsam mit Ihnen auf Ihre Organisation abgestimmt.
-
Ablauf verstehen
Im Gespräch klären wir, wie der Prozess heute läuft, wer beteiligt ist und wo es hakt.
-
Vorlage anpassen
Felder, Schritte, Zuständigkeiten und Fristen werden auf Ihre Arbeitsweise abgestimmt.
-
Einführen und erweitern
Das Team startet mit dem Prozess — weitere Abläufe kommen dazu, wenn Sie so weit sind.
Nicht einfach eine Standard-Demo.
Ihre Prozesse sind der Ausgangspunkt.
Wir lernen Ihre Abläufe und Herausforderungen kennen. Anschliessend zeigen wir Ihnen konkret, wie Ihre Prozesse in easydoo aussehen können. Für den Einstieg genügt ein kurzes Gespräch — kostenlos und unverbindlich.
- 01
Erstes Gespräch
Wir möchten verstehen, wie Ihre Prozesse heute ablaufen, welche Herausforderungen bestehen und welche Systeme Sie nutzen.
- 02
Vorbereitung
Wir bereiten anhand Ihrer Prozesse konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie easydoo Sie unterstützen kann.
- 03
Zweites Gespräch
Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Prozesse in easydoo aussehen können, und besprechen gemeinsam die Möglichkeiten.