Processus · Qualité & sécurité
Répondre aux demandes d’accès dans les délais.
Selon la loi suisse sur la protection des données (LPD) et le RGPD, toute personne a le droit de savoir quelles données la concernant sont traitées — en règle générale dans un délai de 30 jours. easydoo gère chaque demande comme un dossier avec délai, répartit les clarifications entre les bons services et documente la réponse sans lacune.
Situation initiale
Ce qui coince aujourd’hui
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Des cas rares, un déroulement flou
Les demandes d’accès ne sont pas quotidiennes. Lorsqu’il en arrive une, personne ne sait exactement ce qu’il faut faire.
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Des données dans de nombreux systèmes
CRM, comptabilité, RH et e-mail: rassembler les données d’une personne requiert plusieurs services.
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Délai et preuve
Le délai de 30 jours est vite atteint — et il faut pouvoir prouver par la suite ce qui a été répondu, et quand.
Déroulement
De la réception à la documentation.
Un déroulement clair, pour que les cas rares ne deviennent pas un problème.
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Réception
La demande est saisie; easydoo calcule le délai de réponse et informe la responsable de la protection des données.
- 2
Examen
L’identité de la personne requérante est vérifiée; les domaines concernés reçoivent leurs tâches de clarification.
- 3
Réponse
Les renseignements sont rassemblés, validés en interne et envoyés à la personne dans les délais.
- 4
Documentation
Demande, clarifications et réponse restent documentées comme preuve.
Comment easydoo vous soutient
Ce qu’easydoo apporte.
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Saisie depuis l’e-mail
Les demandes reçues dans la boîte mail ou via un formulaire web deviennent directement un dossier.
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Délai automatique
Le délai de réponse est calculé et surveillé — avec des rappels avant son échéance.
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Clarification par système
Chaque service concerné reçoit une tâche: quelles données détenez-vous?
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Réponse à partir d’un modèle
Des modèles de confirmation, de questions et de renseignements garantissent des réponses uniformes et complètes.
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Accès protégé
Seuls les responsables de la protection des données et les personnes impliquées voient le dossier.
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Traçabilité complète
Chaque étape est journalisée — démontrable face à l’autorité de surveillance et à la révision.
Exemple
À quoi cela ressemble au quotidien
Un ancien client demande par e-mail des renseignements sur ses données enregistrées. La responsable de la protection des données saisit la demande, easydoo fixe le délai et répartit les tâches entre la vente, la comptabilité et le marketing. Au bout de douze jours, toutes les informations sont réunies, les renseignements sont validés et envoyés — documentés et bien avant l’échéance.
Vos avantages
Ce qui change.
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Délais respectés
Le délai est calculé et surveillé.
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Un déroulement clair
Même pour les cas rares, chacun sait ce qu’il faut faire.
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Des renseignements complets
Tous les domaines sont interrogés systématiquement.
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Démontrable
Chaque étape est documentée.
Mise en place
Opérationnel en quelques semaines.
Vous ne partez pas de zéro: le déroulement est disponible sous forme de modèle et est adapté à votre organisation avec vous.
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Comprendre le déroulement
Lors d’un entretien, nous clarifions comment le processus se déroule aujourd’hui, qui y participe et où il coince.
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Adapter le modèle
Champs, étapes, responsabilités et délais sont adaptés à votre façon de travailler.
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Introduire et étendre
L’équipe démarre avec le processus — d’autres déroulements s’ajoutent lorsque vous êtes prêts.
Pas une simple démo standard.
Vos processus sont le point de départ.
Nous apprenons à connaître vos déroulements et vos défis. Ensuite, nous vous montrons concrètement à quoi vos processus peuvent ressembler dans easydoo. Pour commencer, un bref entretien suffit — gratuit et sans engagement.
- 01
Premier entretien
Nous souhaitons comprendre comment vos processus se déroulent aujourd’hui, quels défis se posent et quels systèmes vous utilisez.
- 02
Préparation
Sur la base de vos processus, nous préparons des exemples concrets qui montrent comment easydoo peut vous soutenir.
- 03
Deuxième entretien
Nous vous montrons à quoi vos processus peuvent ressembler dans easydoo et discutons ensemble des possibilités.