Processo · Qualità & sicurezza
Quando succede: valutare in fretta, notificare correttamente.
Un’e-mail inviata al destinatario sbagliato, un laptop smarrito, un attacco informatico: secondo la LPD, le violazioni della sicurezza dei dati devono essere notificate il prima possibile all’IFPDT se comportano un rischio elevato per le persone interessate — secondo il GDPR entro 72 ore. easydoo fa sì che in quel momento tutti sappiano cosa fare.
Situazione iniziale
Dove oggi si inceppa
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Pressione del tempo senza piano
In caso di emergenza si improvvisa: chi va informato, chi decide sulla notifica?
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Valutazione a sensazione
Se sussista un rischio elevato viene deciso senza criteri strutturati e senza documentazione.
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Lacune nella documentazione
Anche gli incidenti non soggetti a notifica devono essere documentati — nella quotidianità spesso ce ne si dimentica.
Svolgimento
Dalla segnalazione alla documentazione.
Una procedura preparata che regge sotto pressione.
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Segnalazione
I collaboratori segnalano l’incidente tramite un modulo semplice; i responsabili della protezione dei dati vengono informati immediatamente.
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Valutazione
Tipo di dati, numero di persone interessate e rischio vengono valutati e motivati in base a criteri chiari.
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Notifica all’autorità
Se è necessaria una notifica, questa viene preparata, approvata e trasmessa all’IFPDT — il termine è visibile.
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Misure
Le misure immediate e successive vengono assegnate; all’occorrenza le persone interessate vengono informate.
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Documentazione
Incidente, valutazione, notifica e misure restano documentati in modo completo.
Come vi supporta easydoo
Cosa offre easydoo.
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Segnalazione immediata
Un modulo per tutti i collaboratori — gli incidenti vengono segnalati invece che taciuti.
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Termine in vista
Il momento della presa di conoscenza viene registrato; il tempo rimanente è visibile in ogni momento.
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Valutazione strutturata del rischio
Criteri su tipo di dati, portata e conseguenze portano a una decisione tracciabile.
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Modelli per le notifiche
Testi preparati per la notifica all’autorità e l’informazione delle persone interessate fanno risparmiare tempo in caso di emergenza.
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Team di crisi nella pratica
Protezione dei dati, IT, comunicazione e direzione collaborano nello stesso caso.
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Documentazione completa
Ogni incidente è documentato — anche quelli non soggetti a notifica, come richiede la legge.
Esempio
Come si presenta nella pratica
Una collaboratrice si accorge di aver inviato una lista di indirizzi di clienti al destinatario sbagliato. Segnala subito l’incidente. Il responsabile della protezione dei dati valuta il rischio come basso in base ai criteri, chiede al destinatario di cancellare i dati e documenta decisione e misura — tutto entro un’ora e tracciabile in ogni momento.
I vostri vantaggi
Cosa cambia.
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Capacità d’azione
In caso di emergenza la procedura è pronta.
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Nei termini
Il tempo fino alla notifica è sempre visibile.
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Decisioni motivate
La valutazione del rischio è tracciabile.
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Documentazione conforme alla legge
Ogni incidente, notificato o no.
Introduzione
Operativi in poche settimane.
Non partite da zero: il processo è già pronto come modello e viene adattato insieme a voi alla vostra organizzazione.
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Capire il processo
In un colloquio chiariamo come si svolge oggi il processo, chi è coinvolto e dove si inceppa.
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Adattare il modello
Campi, fasi, responsabilità e scadenze vengono adattati al vostro modo di lavorare.
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Introdurre ed estendere
Il team inizia con il processo — altri processi si aggiungono quando siete pronti.
Non una semplice demo standard.
I vostri processi sono il punto di partenza.
Impariamo a conoscere i vostri flussi di lavoro e le vostre sfide. Poi vi mostriamo concretamente come possono apparire i vostri processi in easydoo. Per iniziare basta un breve colloquio — gratuito e senza impegno.
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Primo colloquio
Vogliamo capire come si svolgono oggi i vostri processi, quali sfide esistono e quali sistemi utilizzate.
- 02
Preparazione
Sulla base dei vostri processi prepariamo esempi concreti che mostrano come easydoo può supportarvi.
- 03
Secondo colloquio
Vi mostriamo come possono apparire i vostri processi in easydoo e discutiamo insieme le possibilità.