Processus · Finances & contrats
Examiner équitablement les demandes. Mettre en œuvre proprement les décisions.
Fondations, fonds, communes et associations reçoivent en permanence des demandes de soutien. easydoo gère chaque demande depuis son dépôt jusqu’au versement et au rapport final, en passant par l’examen et la décision du comité — en toute transparence pour le secrétariat et le comité.
Situation initiale
Ce qui coince aujourd’hui
-
Des demandes sous de multiples formes
Les demandes arrivent par la poste, par e-mail ou par formulaire, avec des documents différents — et souvent incomplètes.
-
Une préparation des séances laborieuse
Pour la séance du comité, demandes, appréciations et budgets sont compilés dans des documents.
-
Des conditions sans contrôle
Le versement des tranches, le respect des conditions et la remise des rapports finaux ne sont pas suivis systématiquement.
Déroulement
De la demande au versement.
Un déroulement clair pour le secrétariat, le comité et les requérants.
- 1
Demande
Les demandes sont saisies ou déposées au moyen d’un formulaire — avec requérant, projet, montant et documents.
- 2
Examen
Le secrétariat vérifie l’exhaustivité et les critères, puis consigne son appréciation.
- 3
Décision
Le comité décide en séance ou par voie de circulation; la décision est communiquée.
- 4
Versement
Versements, conditions et rapports sont planifiés et suivis jusqu’à la clôture de la demande.
Comment easydoo vous soutient
Ce qu’easydoo apporte.
-
Dossier de demande
Chaque demande avec requérant, projet, budget, documents et correspondance au même endroit.
-
Examen selon des critères
Vos propres champs pour les critères de soutien et l’appréciation — pour des décisions équitables et comparables.
-
Comité impliqué
Les membres du comité voient les demandes, les commentent et votent — même entre les séances.
-
Séances & procès-verbal
Ordre du jour établi à partir des demandes, décisions consignées au procès-verbal, tâches de suivi déléguées directement.
-
Tranches & rapports
Tranches de versement, conditions et délais de remise des rapports avec rappels — jusqu’à la clôture.
-
Analyses
Contributions octroyées par domaine, année ou région — pour le rapport annuel et la stratégie.
Exemple
À quoi cela ressemble au quotidien
Une association culturelle sollicite via le formulaire web une contribution pour un festival. Le secrétariat demande le budget manquant, examine les critères et inscrit la demande à l’ordre du jour de la prochaine séance du conseil de fondation. Le conseil de fondation octroie une contribution en deux tranches. easydoo rappelle la deuxième tranche — dès que le rapport intermédiaire est parvenu.
Vos avantages
Ce qui change.
-
Des décisions équitables
Des critères uniformes pour toutes les demandes.
-
Des séances efficaces
Les documents sont préparés et complets.
-
Des versements contrôlés
Tranches et conditions sont suivies.
-
Un impact démontré
Rapports et chiffres pour le rapport annuel.
Mise en place
Opérationnel en quelques semaines.
Vous ne partez pas de zéro: le déroulement est disponible sous forme de modèle et est adapté à votre organisation avec vous.
-
Comprendre le déroulement
Lors d’un entretien, nous clarifions comment le processus se déroule aujourd’hui, qui y participe et où il coince.
-
Adapter le modèle
Champs, étapes, responsabilités et délais sont adaptés à votre façon de travailler.
-
Introduire et étendre
L’équipe démarre avec le processus — d’autres déroulements s’ajoutent lorsque vous êtes prêts.
Pas une simple démo standard.
Vos processus sont le point de départ.
Nous apprenons à connaître vos déroulements et vos défis. Ensuite, nous vous montrons concrètement à quoi vos processus peuvent ressembler dans easydoo. Pour commencer, un bref entretien suffit — gratuit et sans engagement.
- 01
Premier entretien
Nous souhaitons comprendre comment vos processus se déroulent aujourd’hui, quels défis se posent et quels systèmes vous utilisez.
- 02
Préparation
Sur la base de vos processus, nous préparons des exemples concrets qui montrent comment easydoo peut vous soutenir.
- 03
Deuxième entretien
Nous vous montrons à quoi vos processus peuvent ressembler dans easydoo et discutons ensemble des possibilités.