Processo · Finanze & contratti
Esaminare le domande con equità. Attuare le decisioni con rigore.
Fondazioni, fondi, Comuni e associazioni ricevono continuamente domande di sostegno. easydoo gestisce ogni domanda dalla presentazione all’esame e alla decisione della commissione fino al versamento e al rapporto finale — in modo trasparente per segretariato e commissione.
Situazione iniziale
Dove oggi si inceppa
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Domande in molte forme
Le domande arrivano per posta, e-mail o modulo, con documenti diversi — e spesso incomplete.
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Preparazione onerosa delle sedute
Per la seduta della commissione domande, valutazioni e budget vengono raccolti in documenti.
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Oneri senza controllo
Se le rate sono state versate, gli oneri adempiuti e i rapporti finali presentati non viene seguito sistematicamente.
Svolgimento
Dalla domanda al versamento.
Una procedura chiara per segretariato, commissione e richiedenti.
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Domanda
Le domande vengono registrate o presentate tramite un modulo — con richiedente, progetto, importo e documenti.
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Verifica
Il segretariato verifica completezza e criteri e registra la propria valutazione.
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Decisione
La commissione decide in seduta o per circolazione; la decisione viene comunicata.
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Versamento
Versamenti, oneri e rapporti vengono pianificati e seguiti fino alla chiusura della domanda.
Come vi supporta easydoo
Cosa offre easydoo.
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Dossier della domanda
Ogni domanda con richiedente, progetto, budget, documenti e corrispondenza in un unico luogo.
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Esame secondo criteri
Campi propri per criteri di sostegno e valutazione — per decisioni eque e confrontabili.
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Commissione coinvolta
I membri della commissione vedono le domande, commentano e votano — anche tra una seduta e l’altra.
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Sedute & verbale
Ordine del giorno a partire dalle domande, decisioni a verbale, compiti successivi delegati direttamente.
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Rate & rapporti
Rate di versamento, oneri e termini per i rapporti con promemoria — fino alla chiusura.
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Analisi
Contributi concessi per settore, anno o regione — per rapporto annuale e strategia.
Esempio
Come si presenta nella pratica
Un’associazione culturale chiede tramite modulo web un contributo per un festival. Il segretariato richiede il budget mancante, verifica i criteri e mette la domanda all’ordine del giorno della prossima seduta del consiglio di fondazione. Il consiglio di fondazione concede un contributo in due rate. easydoo ricorda la seconda rata — non appena è pervenuto il rapporto intermedio.
I vostri vantaggi
Cosa cambia.
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Decisioni eque
Criteri uniformi per tutte le domande.
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Sedute efficienti
I documenti sono preparati e completi.
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Versamenti controllati
Rate e oneri vengono seguiti.
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Impatto comprovato
Rapporti e cifre per il rapporto annuale.
Introduzione
Operativi in poche settimane.
Non partite da zero: il processo è già pronto come modello e viene adattato insieme a voi alla vostra organizzazione.
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Capire il processo
In un colloquio chiariamo come si svolge oggi il processo, chi è coinvolto e dove si inceppa.
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Adattare il modello
Campi, fasi, responsabilità e scadenze vengono adattati al vostro modo di lavorare.
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Introdurre ed estendere
Il team inizia con il processo — altri processi si aggiungono quando siete pronti.
Non una semplice demo standard.
I vostri processi sono il punto di partenza.
Impariamo a conoscere i vostri flussi di lavoro e le vostre sfide. Poi vi mostriamo concretamente come possono apparire i vostri processi in easydoo. Per iniziare basta un breve colloquio — gratuito e senza impegno.
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Primo colloquio
Vogliamo capire come si svolgono oggi i vostri processi, quali sfide esistono e quali sistemi utilizzate.
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Preparazione
Sulla base dei vostri processi prepariamo esempi concreti che mostrano come easydoo può supportarvi.
- 03
Secondo colloquio
Vi mostriamo come possono apparire i vostri processi in easydoo e discutiamo insieme le possibilità.