Processo · Finanze & contratti
Contratti in vista — scadenze sotto controllo.
Contratti di locazione, di manutenzione, di licenza o con i fornitori: ogni contratto ha durate, termini di disdetta e una persona responsabile. easydoo li gestisce centralmente, con tutti i documenti e le aggiunte — e ricorda in tempo, invece di lasciar trascorrere le scadenze.
Situazione iniziale
Dove oggi si inceppa
-
Contratti in molti luoghi
Nel classificatore, sul server, in un allegato e-mail: trovare il contratto attualmente valido richiede tempo.
-
Termini di disdetta mancati
I contratti si rinnovano tacitamente perché nessuno ha pensato al termine di disdetta.
-
Responsabilità poco chiare
Chi segue, verifica e rinnova un contratto non è definito — oppure la persona ha lasciato l’azienda.
Svolgimento
Dalla bozza al rinnovo.
L’intero ciclo di vita di un contratto in un unico luogo.
- 1
Registrazione
Il contratto viene registrato con controparte, tipo, durata, termine di disdetta, valore e persona responsabile.
- 2
Verifica
Le bozze vengono verificate internamente — servizio giuridico, finanze o direzione danno la loro approvazione nel processo.
- 3
Firma
La versione firmata viene archiviata; aggiunte e corrispondenza restano legate al contratto.
- 4
Scadenze
easydoo ricorda in tempo alla persona responsabile la scadenza del termine di disdetta.
- 5
Rinnovo
Rinnovare, rinegoziare o disdire: la decisione viene trattata come compito e documentata.
Come vi supporta easydoo
Cosa offre easydoo.
-
Dossier del contratto
Ogni contratto è un dossier con campi propri, controparte, documenti, aggiunte e note.
-
Scadenze & promemoria
Durate e termini di disdetta generano automaticamente promemoria e compiti — con il dovuto anticipo.
-
Verifica & approvazione
Approvazioni a più livelli con decisione tracciabile — chi ha approvato e quando?
-
Documenti con versioni
Bozze, versioni firmate e aggiunte con gestione delle versioni — la versione valida è sempre chiara.
-
Collegato alla controparte
I contratti sono collegati a fornitore, cliente o immobile — tutto ciò che conta è a un clic di distanza.
-
Visione d’insieme
Contratti in scadenza, volume contrattuale e scadenze dei prossimi mesi in un dashboard.
Esempio
Come si presenta nella pratica
Il contratto di manutenzione del centralino telefonico ha un termine di disdetta di sei mesi. Tre mesi prima della scadenza del termine, il responsabile IT riceve un compito: rinnovare o disdire? Richiede un’offerta comparativa, la direzione decide nel processo — e la decisione è documentata con tutti gli atti presso il contratto.
I vostri vantaggi
Cosa cambia.
-
Nessuna scadenza mancata
I promemoria arrivano in tempo, con anticipo.
-
Un luogo per tutto
Versione valida, aggiunte e corrispondenza insieme.
-
Responsabilità chiare
Ogni contratto ha una persona responsabile.
-
Condizioni migliori
Tempo per negoziare invece di un rinnovo tacito.
Introduzione
Operativi in poche settimane.
Non partite da zero: il processo è già pronto come modello e viene adattato insieme a voi alla vostra organizzazione.
-
Capire il processo
In un colloquio chiariamo come si svolge oggi il processo, chi è coinvolto e dove si inceppa.
-
Adattare il modello
Campi, fasi, responsabilità e scadenze vengono adattati al vostro modo di lavorare.
-
Introdurre ed estendere
Il team inizia con il processo — altri processi si aggiungono quando siete pronti.
Non una semplice demo standard.
I vostri processi sono il punto di partenza.
Impariamo a conoscere i vostri flussi di lavoro e le vostre sfide. Poi vi mostriamo concretamente come possono apparire i vostri processi in easydoo. Per iniziare basta un breve colloquio — gratuito e senza impegno.
- 01
Primo colloquio
Vogliamo capire come si svolgono oggi i vostri processi, quali sfide esistono e quali sistemi utilizzate.
- 02
Preparazione
Sulla base dei vostri processi prepariamo esempi concreti che mostrano come easydoo può supportarvi.
- 03
Secondo colloquio
Vi mostriamo come possono apparire i vostri processi in easydoo e discutiamo insieme le possibilità.